«Легализация документов»

Существует множество ситуаций, в которых может быть необходимо предъявление российских документов за рубежом: международные браки, обучение или трудоустройство за границей, получение иностранного гражданства или вида на жительство, международное усыновление, судебные разбирательства за рубежом, международные коммерческие операции, иностранные инвестиции и т.п.

Если российский документ предстоит использовать в другой стране, он должен иметь в такой стране юридическую силу. Для этого он должен содержать доказательство того, что в России он был выдан официальным (т.е. уполномоченным на то) лицом, а подпись и печать последнего являются подлинными. Только в этом случае документ можно будет использовать за рубежом по своему назначению – для удостоверения фактов, подтверждения того или иного статуса и т.п.

В мировой практике есть два основных способа удостоверения документов, подлежащих вывозу за рубеж – это консульская легализация и проставление апостиля.

В некоторых случаях иностранные документы могут приниматься и без легализации, и без апостиля. Для этого необходима соответствующая договоренность между двумя государствами или сложившаяся практика взаимного приема документов без апостиля. Российская Федерация является участником Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским и уголовным делам 1993 года, в соответствии с которой официальные документы принимаются другими государствами - участниками Конвенции без легализации (апостилирования). К таким государствам относятся: Азербайджан, Армения, Белоруссия, Грузия, Казахстан, Киргизия, Молдавия, Таджикистан, Туркменистан, Узбекистан, Украина.

Легализация – это традиционная процедура удостоверения документов. Она включает в себя целую цепочку последовательных аутентификаций и завершается проставлением на документе легализационной надписи, совершаемой консульским учреждением страны назначения.

Апостилирование – это упрощенный процесс аутентификации (удостоверения) официальных документов. Апостиль – это штамп, проставляемый компетентным органом на официальном документе и удостоверяющий подлинность подписи и должность подписавшего документ лица. В разных странах апостиль имеет разное внешнее исполнение, однако он должен соответствовать форме и содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные Гаагской конвенцией.

Консульская легализация может требоваться только для тех документов, которые выданы или должны быть представлены в странах, не являющихся участниками Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов от 5 октября 1961 г. (далее – Гаагская конвенция). К таким странам, в частности, относятся: Вьетнам, Индонезия, Иран, Канада, Китай (кроме Гонконга и Макао), КНДР, Куба, Малайзия, ОАЭ, Саудовская Аравия, Сингапур, Таиланд, Туркменистан, практически все страны Африки (кроме Марокко, Туниса и ЮАР) и др. Обратите внимание, что требование консульской легализации может быть отменено международным договором между Россией и каким-либо из названных государств (напр., договором о правовой помощи).

Вместе с тем в ряде государств наблюдается систематическое несоблюдение соответствующих положений двусторонних договоров о правовой помощи. В частности, Албания, Кипр, Латвия, Македония, Словакия, Словения вопреки положениям двусторонних договоров о правовой помощи признают российские официальные документы только при наличии проставленного апостиля.

Особо следует отметить ситуацию, сложившуюся в российско-латвийских отношениях, когда государства неодинаково толкуют и применяют положения Договора о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам 1993 года.

Так, латвийская сторона придерживается мнения о том, что "порядок приема официальных документов одной Договаривающейся Стороны на территории другой Договаривающейся Стороны без какого-либо иного удостоверения (легализации или апостиля), предусмотренный статьей 13 Договора, относится только к официальным документам, пересылаемым в рамках оказания международной правовой помощи в соответствии с условиями Договора".

Учитывая изложенное, в целях защиты интересов российских заявителей в условиях изменения в одностороннем порядке латвийской стороной сложившейся практики целесообразно применять порядок проставления апостиля на российских официальных документах, подлежащих предъявлению на территории Латвии, и соответственно данный порядок применять в отношении документов, выданных латвийской стороной для предъявления на территории России.

Компетентный орган, полномочный проставлять апостиль, зависит от вида и источника выдачи апостилируемого документа. В России апостиль проставляют:

• на большинстве документов, в том числе нотариальных и судебных (кроме нижеперечисленных) – Министерство юстиции РФ (и его территориальные органы в субъектах РФ);
• на справках о наличии/отсутствии судимости – МВД России (Главный информационно аналитический центр МВД России и Информационные центры ГУМВД (УМВД) России в субъектах РФ);
• на документах об образовании и ученых степенях – органы управления образованием субъектов РФ, которым делегированы данные федеральные полномочия (например, Департамент образования г. Москвы, Комитет по науке и высшей школе Правительства Санкт-Петербурга);
• на архивных справках, выписках и копиях – Росархив или органы архивного дела субъектов РФ (в зависимости от уровня архива, выдавшего документ);
• на архивных документах о военной службе – Министерство обороны РФ;
• на документах, выданных органами прокуратуры – Генеральная прокуратура РФ.

Подача документов на проставление апостиля возможна либо путем непосредственного обращения в компетентный орган, либо, для некоторых категорий документов - через многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг.

Согласно пункту 2 статьи 13 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» в случаях, установленных международными договорами Российской Федерации, официальные документы, выданные компетентными органами Российской Федерации в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия, удостоверяются путем проставления на таких документах апостиля органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния.

Государственная услуга по проставлению апостиля на свидетельствах и иных документах, подтверждающих факт государственной регистрации актов гражданского состояния, выданных органами ЗАГС Республики Крым, оказывается в порядке, установленном Административным регламентом по предоставлению МЮ РФ услуги по проставлению апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории РФ (утвержден приказом МЮ РФ от 04.05.2017 № 75), Департаментом ЗАГС Министерства юстиции Республики Крым (295000, г.Симферополь, ул. Набережная имени 60-летия СССР, д. 28)

В соответствии с положениями подпункта 5 пункта 1 статьи 333.18 главы 25.3 части второй Налогового кодекса Российской Федерации государственная пошлина уплачивается до проставления апостиля.

Размер государственной пошлины установлен п.п.41 п.1 ст. 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации и составляет 2500 рублей за каждый документ. От уплаты государственной пошлины за проставление апостиля освобождены органы государственной власти и органы местного самоуправления.

Рассохина Н.В.

Консультант Черноморского районного отдела ЗАГС
Департамента ЗАГС  Министерства юстиции Республики Крым